PDFs im Alltag: Was der PDF-Viewer von SharePoint und OneDrive wirklich kann

Im Handwerksalltag laufen fast alle Informationen über PDFs:
Offerten, Pläne, Lieferscheine, Geräteunterlagen, Rechnungen oder Montageanleitungen.

Oft liegen diese Dokumente einzeln vor – verteilt auf verschiedene Ordner, E-Mails oder Systeme.
Was viele Betriebe nicht wissen: Der integrierte PDF-Viewer von SharePoint und OneDrive kann deutlich mehr, als PDFs nur anzeigen.

Gerade das Zusammenfügen und Aufteilen von PDFs direkt im Browser spart im Alltag viel Zeit und verhindert unnötiges Dateichaos.

PDFs zusammenfügen – direkt im Browser

Typische Situation im Handwerk:

• eine Offerte als PDF

• mehrere Planseiten

• Geräteblätter

• Zusatzvereinbarungen oder Nachträge

Eigentlich gehört alles zusammen – stattdessen werden oft mehrere PDFs verschickt oder abgelegt.

So funktioniert das Zusammenfügen

PDFs in OneDrive oder SharePoint im Browser öffnen

«Zusammenführen» wählen

In diesem Fenster kannst du dann die Dokumente anwählen, die du zusammenfügen willst. Es ist auch möglich, zwischen den Ordnern zu wechseln. Es spielt also keine Rolle, ob du die Dokumente am gleichen Ort abgespeichert hast
Die ausgewählten Dokumente werden rechts aufgelistet. An den 6 Punkten kannst du per Drag & Drop die Reihenfolge verändern. Wenn alles passt, auf weiter klicken

Nun nur noch den Speicherort auswählen und unten den Dateinamen bestimmen

Das Original bleibt unverändert, es entsteht ein neues, sauberes Gesamtdokument.

Praxisbeispiele

• vollständige Küchenofferte als ein PDF

• Bauunterlagen für die Baustelle

• Projekt-Dokumentation fürs Archiv

Kein zusätzliches Programm, kein Download, kein Acrobat.

PDFs aufteilen – nur weitergeben, was wirklich gebraucht wird

Genauso wichtig wie das Zusammenfügen ist das gezielte Aufteilen von PDFs.

Typische Anwendungsfälle:

• Kunde erhält nur Pläne, nicht die Preise

• Monteur bekommt nur Montage- und Geräteblätter

• Büro arbeitet nur mit der Rechnung

So funktioniert das Aufteilen

PDFs in OneDrive oder SharePoint im Browser öffnen. Im Menü Seiten extrahieren wählen

In der folgenden Ansicht kannst du dann die Seiten auswählen, die du im neuen PDF-Dokument haben willst. Wenn du die gewünschten Seiten ausgewählt hast, nur noch den Button «Extrahieren» klicken.

In der folgenden Ansicht kannst du dann den Speicherort und den Dateinamen bestimmen.

Vorteil: Das Original wird nicht verändert und du gibst gezielt Informationen weiter, statt immer das ganze Dokument.

Warum das im Handwerk ein echter Gewinn ist

• weniger Dateien
• weniger Rückfragen
• weniger Chaos
• mehr Struktur

Und vor allem: 👉 du nutzt Tools, die du ohnehin schon bezahlst.

Offen gesagt: Das kann er (noch) nicht

Der PDF-Viewer ersetzt kein Profi-Tool für:

• komplexe Formulare
• automatische Inhaltsverzeichnisse
• Serienbearbeitung

Aber für 80 % des Handwerker-Alltags reicht er völlig aus.

Mein Fazit

Viele Betriebe suchen neue Software –
obwohl die Lösung längst vorhanden ist.

SharePoint und OneDrive sind nicht nur Ablagen, sondern echte Arbeitswerkzeuge, wenn man weiss, was damit möglich ist.

Gerade beim Umgang mit PDFs lassen sich mit wenigen Klicks Zeit, Nerven und Struktur gewinnen.

Tipp zum Schluss

Wenn du regelmäßig mit Offerten, Plänen oder Projektdokumentationen arbeitest, lohnt es sich, diese Funktionen bewusst in den Arbeitsablauf einzubauen – statt PDFs immer wieder extern zu bearbeiten.

FAQ – Häufige Fragen zum PDF-Viewer von SharePoint und OneDrive