Im Handwerksalltag laufen fast alle Informationen über PDFs:
Offerten, Pläne, Lieferscheine, Geräteunterlagen, Rechnungen oder Montageanleitungen.

Oft liegen diese Dokumente einzeln vor – verteilt auf verschiedene Ordner, E-Mails oder Systeme.
Was viele Betriebe nicht wissen: Der integrierte PDF-Viewer von SharePoint und OneDrive kann deutlich mehr, als PDFs nur anzeigen.

Gerade das Zusammenfügen und Aufteilen von PDFs direkt im Browser spart im Alltag viel Zeit und verhindert unnötiges Dateichaos.

PDFs zusammenfügen – direkt im Browser

Typische Situation im Handwerk:

• eine Offerte als PDF

• mehrere Planseiten

• Geräteblätter

• Zusatzvereinbarungen oder Nachträge

Eigentlich gehört alles zusammen – stattdessen werden oft mehrere PDFs verschickt oder abgelegt.

So funktioniert das Zusammenfügen

PDFs in OneDrive oder SharePoint im Browser öffnen

«Zusammenführen» wählen

In diesem Fenster kannst du dann die Dokumente anwählen, die du zusammenfügen willst. Es ist auch möglich, zwischen den Ordnern zu wechseln. Es spielt also keine Rolle, ob du die Dokumente am gleichen Ort abgespeichert hast
Die ausgewählten Dokumente werden rechts aufgelistet. An den 6 Punkten kannst du per Drag & Drop die Reihenfolge verändern. Wenn alles passt, auf weiter klicken

Nun nur noch den Speicherort auswählen und unten den Dateinamen bestimmen

Das Original bleibt unverändert, es entsteht ein neues, sauberes Gesamtdokument.

Praxisbeispiele

• vollständige Küchenofferte als ein PDF

• Bauunterlagen für die Baustelle

• Projekt-Dokumentation fürs Archiv

Kein zusätzliches Programm, kein Download, kein Acrobat.

PDFs aufteilen – nur weitergeben, was wirklich gebraucht wird

Genauso wichtig wie das Zusammenfügen ist das gezielte Aufteilen von PDFs.

Typische Anwendungsfälle:

• Kunde erhält nur Pläne, nicht die Preise

• Monteur bekommt nur Montage- und Geräteblätter

• Büro arbeitet nur mit der Rechnung

So funktioniert das Aufteilen

PDFs in OneDrive oder SharePoint im Browser öffnen. Im Menü Seiten extrahieren wählen

In der folgenden Ansicht kannst du dann die Seiten auswählen, die du im neuen PDF-Dokument haben willst. Wenn du die gewünschten Seiten ausgewählt hast, nur noch den Button «Extrahieren» klicken.

In der folgenden Ansicht kannst du dann den Speicherort und den Dateinamen bestimmen.

Vorteil: Das Original wird nicht verändert und du gibst gezielt Informationen weiter, statt immer das ganze Dokument.

Warum das im Handwerk ein echter Gewinn ist

• weniger Dateien
• weniger Rückfragen
• weniger Chaos
• mehr Struktur

Und vor allem: 👉 du nutzt Tools, die du ohnehin schon bezahlst.

Offen gesagt: Das kann er (noch) nicht

Der PDF-Viewer ersetzt kein Profi-Tool für:

• komplexe Formulare
• automatische Inhaltsverzeichnisse
• Serienbearbeitung

Aber für 80 % des Handwerker-Alltags reicht er völlig aus.

Mein Fazit

Viele Betriebe suchen neue Software –
obwohl die Lösung längst vorhanden ist.

SharePoint und OneDrive sind nicht nur Ablagen, sondern echte Arbeitswerkzeuge, wenn man weiss, was damit möglich ist.

Gerade beim Umgang mit PDFs lassen sich mit wenigen Klicks Zeit, Nerven und Struktur gewinnen.

Tipp zum Schluss

Wenn du regelmäßig mit Offerten, Plänen oder Projektdokumentationen arbeitest, lohnt es sich, diese Funktionen bewusst in den Arbeitsablauf einzubauen – statt PDFs immer wieder extern zu bearbeiten.

FAQ – Häufige Fragen zum PDF-Viewer von SharePoint und OneDrive

Im Büro stapeln sich Offerten, auf der Baustelle fehlt ein Plan und am Telefon erklärst du zum dritten Mal das Gleiche.
Genau das gehört für viele Handwerksbetriebe zum Alltag.

Und genau hier können QR-Codes helfen.

Nicht als Spielerei. Nicht als IT-Projekt.
Sondern als kleines, einfaches Werkzeug, das dir Zeit spart, Rückfragen reduziert und Ordnung reinbringt.

Ob auf Offerten, Rechnungen, Fahrzeugen oder im Baustellenordner: Ein einziger QR-Code kann dafür sorgen, dass Informationen dort sind, wo sie gebraucht werden – ohne Nachfragen, ohne Suchen, ohne Erklären.

Wofür eignen sich QR-Codes im Handwerksbetrieb?

QR-Codes sind im Handwerk kein Marketing-Gag, sondern ein echtes Arbeitsmittel. Hier ein paar bewährte Einsatzbereiche aus der Praxis:

Homepage & Referenzen

Ein QR-Code auf der Visitenkarte oder am Fahrzeug führt direkt auf deine Webseite oder zu deinen Referenzen.
👉 Der Kunde scannt – und sieht sofort, was ihr macht. Kein Abtippen, kein Suchen.

Offerten & Rechnungen

Auf Offerten oder Rechnungen kannst du einen QR-Code einbauen, der zu Pflegehinweisen, Projektbeschreibungen oder einer digitalen Dokumentation führt.
👉 Bedeutet konkret: Der Kunde scannt den Code – und ruft nicht eine Woche später an, weil er etwas vergessen hat.

Baustelle

Ein QR-Code im Baustellenordner oder direkt beim Plan führt zu Plänen, Fotos oder Montageanleitungen.
👉 Der Monteur scannt mit dem Handy, statt ins Büro zu fahren oder jemanden anzurufen.

Bewertungen sammeln

Ein QR-Code führt direkt zu deiner Google- oder ProvenExpert-Bewertung.
👉 Der Kunde muss nicht suchen – ein Scan reicht.

WLAN für Kunden

Ein Scan, fertig verbunden.
👉 Kein Passwort diktieren, kein Zettel, kein Nachfragen.

Welcher QR-Code Generator eignet sich fürs Handwerk?

Damit QR-Codes im Alltag wirklich helfen, muss das Tool einfach sein und keinen zusätzlichen Aufwand machen.

Ein bewährtes und kostenloses Beispiel ist der Online QR-Code Generator von TEC-IT.

Warum dieses Tool besonders gut zum Handwerksalltag passt:

Gerade für kleinere Betriebe angenehm: kein Marketing-Kram, keine versteckten Funktionen.

Schritt-für-Schritt: QR-Code für deine Homepage erstellen

So einfach geht’s – ganz ohne Technik-Wissen:

1. QR-Code-Typ auswählen (z. B. Webseite / URL)

2. Zieladresse eingeben (z. B. deine Homepage oder Angebotsseite)

3. QR-Code aktualisieren

4. Download klicken

Fertig.
Wenn du ein E-Mail schreiben kannst, schaffst du das auch.

Tipp aus der Praxis: Weniger ist mehr

Viele machen den Fehler und erstellen für alles einen eigenen QR-Code.
Am Ende weiss niemand mehr, welcher wofür ist.

Besser:

• 1 QR-Code für Bewertungen

• 1 QR-Code für deine Hauptseite

• 1 QR-Code für Baustelleninfos oder Dokumentationen

So bleiben die Codes übersichtlich – und erfüllen ihren Zweck.

FAQ – Brennende Fragen